Time management

Di Margherita Tarallo

Gestire il tempo per non essere gestiti dal tempo. Le attività urgenti, quelle importanti e quelle che rimandiamo (che sono fonte di stress) nella Matrice di Eisenhower.

Hai mai provato la sensazione di lavorare tanto, ma senza riuscire a fare tutto quello che avresti voluto? Come un criceto in gabbia, che fa una fatica immane a correre sulla ruota e che quando si ferma si accorge di essere sempre allo stesso identico punto di prima. Perché nella gestione di un centro estetico si rischia di diventare tanti piccoli criceti? La risposta si trova nella modalità in cui si gestisce il proprio tempo: se non si ha disposizione un metodo, comprovato ed efficace, per ottimizzare le giornate, sarà il tempo a gestire noi, costringendoci a ore straordinarie di lavoro e fagocitando la propria sfera privata. Una tattica semplice ed efficace per mettere ordine prende spunto dalla Matrice di Eisenhower, che prevede la suddivisione del tempo in quattro quadranti, e che si basa sulla distinzione tra:

  • Attività urgenti: lavoro operativo non rinviabile, gestibile nel breve periodo solo da noi o da pochi fidati, ma che non crea nessuno sviluppo futuro.
  • Attività importanti: operazioni strategiche, in grado di rivoluzionare la qualità del lavoro (e della vita) nel medio-lungo periodo.

Mettendo queste due concetti in una matrice, si crea la suddivisione in quattro tipologie di attività (da leggere in senso antiorario):

Time management

Quadrante I. Attività urgenti e importanti. Sono le attività necessarie per portare avanti il centro. Rappresentano la maggior parte delle azioni quotidiane: rispondere al telefono per fissare appuntamenti, accogliere la cliente, gestire la lamentela, ecc. Tutte mansioni che, se non svolte, creerebbero un effetto negativo immediato.

Quadrante I. Attività urgenti ma non importanti. Sono le attività che ci piovono addosso e che svolgiamo con urgenza, sebbene non siano strategiche. In questo quadrante sono incastrate tutte le persone che hanno difficoltà a delegare, nella presunta convinzione che “le cose come le faccio io….”. Inconsapevoli che così facendo si finisce col diventare ostaggio del proprio lavoro. Si trovano qui le persone che, sebbene si lamentino di non avere mai tempo, preferiscono occuparsi in prima persona delle pulizie del negozio – perché il proprio talento nel rendere lindo il pavimento è inimitabile. Oppure coloro che si vantano di essere le uniche detentrici di una particolare tecnica – che non insegnano ad altri perché è rischioso o richiede troppo tempo. Non calcolando però i pericoli che questo modo di pensare crea: essere indispensabili a lungo andare diventa la propria prigione e il centro estetico la propria cella, la cui chiave è custodita da noi e solo da noi (senza nessuna reale volontà di condividerla).

Se le proprie attività restano suddivise solo nei Quadranti 1 e 3, il livello di stress è alle stelle perché ci si trova incastrati nella continua risoluzione di problemi e nell’espletamento di attività che noi e solo noi siamo in grado di effettuare. E siccome siamo essere umani, siamo incapaci di gestire lo stress per un periodo elevato. Ed ecco che il cervello escogita una soluzione: rifugiarsi nelle attività di Quadrante IV.

Quadrante IV. Attività non importanti e non urgenti. Improvvisamente sentiamo il bisogno di decompressione, di prendere una boccata d’aria, magari con un giro su Facebook, per leggere una notizia o scambiare quattro chiacchiere. Oppure sfogliando una rivista, giustificando a noi stessi che lo si fa per ricaricare le pile. Peccato che quel tempo, ricavato per necessità, potrebbe essere utilizzato meglio, se solo fossimo più lucidi e meno stressati per capirlo. Per esempio, per svolgere le attività del prossimo quadrante.

Quadrante II. Attività Importanti ma non urgenti. La carta vincente nella gestione del centro: prevedere e pianificare settimanalmente delle attività che, se accantonate, apparentemente non creano nessun problema; ma che se svolte possono prevenire i problemi futuri. E fare la differenza.

Due esempi:

  1. Formazione dei migliori collaboratori: dedicare costantemente del tempo stabilito per insegnare lo standard qualitativo che si vuole dare al proprio centro. Non è sufficiente dire: “Con il cliente devi essere più gentile, più professionale, devi fare così”. È necessario dedicare del tempo: dimostrazioni pratiche e spiegazioni approfondite. E se non lo fai perché non hai tempo, non ti rendi conto che forse non hai tempo proprio perché… non lo fai mai. Così la tua giornata è gestire tutte le problematiche che questo comporta.
  2. Strategia marketing: da quanto tempo non ti fermi e concentri le tue migliori energie e la tua vena imprenditoriale per realizzare qualcosa di innovativo, che attiri nuovi clienti? Questa è una delle attività che si svolgono solo quando è necessario, cioè quando entra a far parte del quadrante 1 (cioè il telefono smette di squillare e gli appuntamenti cominciano a scarseggiare). E come tutte le cose, se fatte sotto stress, non saranno mai eseguite con la dovuta lucidità e quindi sarà sempre qualcosa di poco efficace (tamponi l’emergenza ma non risolvi il problema alla radice).

Se vuoi dare una svolta alla tua attività, prendi carta e penna e compi queste tre semplici azioni:

  1. Compila un elenco di quelle attività importanti che stai rimandando da tempo e che se venissero svolte potrebbero risolverti definitivamente un problema (o prevenirlo).
  2. Per ciascuna attività indica il tempo necessario per portarla a termine (in ore).
  3. Infine, apri la tua agenda (cartacea o telematica) e fissa giorno e ora in cui “INDEROGABILMENTE” ti occuperai di quelle attività nelle prossime settimane. Sapendo che per crescere in maniera organica è indispensabile dedicare alle attività di Quadrante 2 almeno il 10% delle proprie ore lavorative.

Se questo diventerà il tuo nuovo metodo di pianificazione del tempo, otterrai dei risultati più duraturi e con il minor dispendio di energie e di risorse, riuscendo a ricavare anche più spazio per te. Non ti fidare ciecamente di ciò che hai letto: prova in prima persona e vedrai con i tuoi occhi i risultati.